Manajemen

Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen komunikasi proyek (MKP)  dibutuhkan untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan pengembangan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan melakukan kooordinasi dan komunikasi dengan seluruh pemangku kepentingan. MKP menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja, dan penyelesaian administratif. Beberapa tools dan teknik dapat dimanfaatkan untuk komunikasi yang efektif, antara lain jejaring sosial,  template-template yang diperlukan untuk komunikasi proyek, misalnya : template berita acara rapat, template untuk undangan, template untuk progress report, dll. Perlu dibakukan juga teknis dan format  komunikasi, misalnya : cara melakukan rapat, cara melaporkan perkembangan proyek, dll. Selain itu perlu dilakukan juga pengendalian dan evaluasi pelaksanaan komunikasi proyek.

Manajemen komunikasi proyek dibutuhkan untuk menyosialisasikan kebijakan-kebijakan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan mengkomunikasikan rencana berikutnya. Berikut ini langkah-langkah praktisnya :

• Buat web untuk komunikasi proyek (buat sederhana saja, pake blog wordpress)
• Buat template-template yang diperlukan untuk komunikasi proyek, misalnya :   template berita acara rapat, template untuk undangan, template untuk progress report, dll.
• Buat rencana komunikasi, misalnya : cara melakukan rapat, cara melaporkan perkembangan proyek, dll.
• Melaksanakan rencana komunikasi sesuai dengan yang direncanakan.
• Mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan komunikasi proyek.

Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder. Distribusi informasi dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi, dalam hal ini Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek.

PERENCANAAN KOMUNIKASI

Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik). Bentuk komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk komunikasi yang langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga adalah komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk komunikasi vertikal merupakan instruksi seperti komunikasi project manager (PM) kepada site manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi seperti komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.

DISTRIBUSI INFORMASI
Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.
Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah :
      – Rapat-rapat (meetings).
      – Distribusi dokumen berupa hardcopy.
      – Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax.     
KOMUNIKASI EKSTERNAL
Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang dilakukan kontraktor dengan stakeholder yang terlibat seperti kepada owner, subkontraktor, dan supplier. Bentuk komunikasi eksternal ini berupa rapat-rapat dan laporan. Jenis-jenis rapat yang dilakukan pada proyek Magna Building ini adalah sebagai berikut :
   1. Kick of Meeting
Tujuan Rapat:
    – Membuat “Team Building”, yaitu membangun tim proyek agar seluruh staff atau anggota proyek yang sesuai dengan struktur organisasi dan uraian kerja dapat memahami tugas dan tanggung jawab dengan baik dan benar.
   – Menyamakan persepsi tentang jadwal, kualitas dan anggaran proyek antar anggota atau staff proyek.
   – Menyatukan langkah, agar masing-masing unit tidak berjalan sendiri-sendiri dalam      menjalankan tugasnya.
   – Mengikuti SOP (Standard Operating Procedure ) yang berlaku.
Agenda Rapat:
   – Penjelasan menyeluruh dari project manager (PM) mengenai :
   –Target keuntungan yang hendak dicapai
   –Target waktu penyelesaian proyek
   –Target mutu kerja
   – Pembagian tugas pekerjaan untuk setiap bidang dan anggotanya.
   – Menyusun Standard Operating Procedure (SOP) proyek.
– Target jangka pendek (1-2 minggu) yang hendak dicapai.
Jadwal Rapat:
     Kick of Meeting dilaksanakan saat kegiatan proyek akan dimulai dan apabila tidak dapat dilakukan di lokasi proyek, rapat dilaksanakan di kantor pusat atau di lokasi terdekat dengan lokasi proyek.
(2).Tool Box Meeting
Tujuan Rapat :
Tujuan dari tool box meeting ini adalah membahas pelaksanaan suatu bagian pekerjaan tertentu yang terdapat pada proyek.
Peserta Rapat:
Rapat tool box meeting ini dihadiri oleh antara lain :
– Manajer Operasi Lapangan
– Kepala Pelaksana
– Mandor
– Subkontraktor
Agenda Rapat:
Agenda rapat yang dibahas ini pada rapat ini adalah :
– Metode kerja yang ditetapkan.
– Personil atau unit kerja masing-masing yang terkait.
– Rute dan Lay-out peralatan dan bahan.
Jadwal Rapat:
– Setiap akan dimulai pekerjaan pokok seperti :
–Pekerjaan pondasi
–Pekerjaan tanah dan pasir
–Pekerjaan pengecoran
–Pekerjaan Atap
–Pekerjaan Arsitektur
–Dan lain-lain.

Manajemen proyek komunikasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : Manusia, Masalah dan Proses. Dalam komunikasi, faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajemen manusia (a people management capability maturity model/PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah.

Jadi Personal Efek Manajemen Proyek Komunikasi ialah dampak/pengaruh tehadap sdm yang menjalankan proses komunikasi pada Manajamen Proyek. Apabila proses komunikasi ingin berjalan dengan lancar maka harus memiliki good personality dari sdm yang menjalankan proses komunikasi tersebut demi terciptanya kesuksesan dalam sebuah proyek.

Manajemen Proyek Komunikasi dibutuhkan untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan pengembangan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan melakukan kooordinasi dan komunikasi dengan seluruh pemangku kepentingan. MKP menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja, dan penyelesaian administratif. Beberapa tools dan teknik dapat dimanfaatkan untuk komunikasi yang efektif, antara lain jejaring sosial, template-template yang diperlukan untuk komunikasi proyek, misalnya : template berita acara rapat, template untuk undangan, template untuk progress report, dll. Perlu dibakukan juga teknis dan format komunikasi, misalnya : cara melakukan rapat, cara melaporkan perkembangan proyek, dll. Selain itu perlu dilakukan juga pengendalian dan evaluasi pelaksanaan komunikasi proyek.

Proses dalam manajemen proyek momunikasi :

Perencanaan Komunikasi – Komunikasi perencanaan adalah proses memastikan kebutuhan informasi dan komunikasi stakeholder proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan.

Distribusi Informasi – Distribusi Informasi adalah proses meyakinkan para stakeholder proyek memiliki informasi yang dibutuhkan tersedia secara tepat waktu. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana.

Pelaporan kinerja – pelaporan Kinerja adalah proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi proyek kinerja termasuk pelaporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan. Proses ini terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup.

Mengelola Stakeholder – Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

Ini adalah ide yang baik untuk mengingat bahwa kegiatan dan tanggung jawab dalam proses di atas akan tergantung pada proyek di tangan. Sebuah proyek yang lebih kecil jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebih besar. Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil menerapkan strategi komunikasi proyek Anda. Selain meyakinkan stakeholder informasi dan terlibat dalam proyek.

Mendistribusikan informasi adalah proses meyakinkan para stakeholder proyek memiliki informasi yang dibutuhkan tersedia secara tepat waktu. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.
Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah :
- Rapat-rapat (meetings).
- Distribusi dokumen berupa hardcopy.
- Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

Manajemen proyek konten komunikasi

Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik). Bentuk komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk komunikasi yang langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga adalah komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk komunikasi vertikal merupakan instruksi seperti komunikasi project manager (PM) kepada site manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi seperti komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.

Distribusi Informasi

Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.
Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah :
- Rapat-rapat (meetings).
- Distribusi dokumen berupa hardcopy.
- Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang dilakukan kontraktor dengan stakeholder yang terlibat seperti kepada owner, subkontraktor, dan supplier. Bentuk komunikasi eksternal ini berupa rapat-rapat dan laporan.

Personal Efek Manajemen Proyek Komunikasi

Manajemen proyek Perangkat Lunak ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan Perangkat Lunak faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia ( a people management capability maturity model / PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim

Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

Tahapan Manajemen Komunikasi

• Perencanaan Komunikasi (Communication Planning) : mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah  proyek
• Distribusi Informasi : Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder 
• Pelaporan Kinerja : Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports, progress measurements, dan peramalan 
• Mengelola stakeholders :  Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi

Perencanaan Komunikasi

• Merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi

•  Rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang berisi arahan/tuntunan cara berkomunikasi dalam suatu proyek

·         Komunikasi Efektif dalam Manajemen Proyek TI

·         Kesempatan kali ini saya ingin membahas  mengenai pentingnya komunikasi efektif dalam manajemen proyek. Karena berkali-kali sering ditemui dalam penilaian paska proyek, para anggota tim proyek menuliskan dalam daftar evaluasi agar komunikasi dapat diperbaiki. Komunikasi tidak hanya membuat semua orang mengetahui status kekinian proyek, tetapi juga memfasilitasi buy-in dan kepemilikan keputusan proyek dan penetapan milestone. Hal ini menegaskan bahwa setiap informasi yang menentukan keberhasilan proyek termasuk harapan, tujuan, kebutuhan, sumber daya, laporan status dan anggaran, dapat dikomunikasikan secara teratur pada semua stakeholder.

·         Ann Drinkwater (2005) menganalogikan komunikasi seperti aliran darah, memompakan oksigen ke seluruh tubuh untuk mempertahankan hidup. Komunikasi adalah nyawa dari proyek dan organisasi. Sama seperti jantung bekerja untuk mendistribusikan oksigen ke seluruh tubuh, manajer proyek terus menerus mengedarkan informasi proyek dari para pemangku kepentingan eksternal untuk dokumentasi rencana proyek, kepada stakeholders internal, dengan rencana proyek. Siklus arus komunikasi dan informasi adalah berulang dan berlanjut sepanjang hidup proyek.

·         Ketika informasi tidak terdistribusikan dengan baik, terjadi hambatan yang beresiko terhadap kelangsungan proyek itu. Proyek bisa terlambat, bahkan bisa juga gagal dan tak memenuhi ekspektasi semula. Dengan ini maka kredibilitas semua pihak yang terlibat dalam proyek tersebut berpotensi untuk dipertanyakan. Ketika kredibilitas terusik, akan sulit untuk memulihkannya kembali. Untuk itu diperlukan suatu metode yang efektif guna mencegah hal-hal itu terjadi. Dalam kaitannya dengan komunikasi, maka komunikasi yang efektiflah yang dibutuhkan.

·         Sebuah proyek penuh dengan masalah komunikasi menyebabkan penundaan, kesalahpahaman, frustrasi konflik di tempat kerja, dan tidak terciptanya kesesuaian dengan keinginan stakeholder. Oleh karena itu, menggunakan metode komunikasi yang efektif diperlukan untuk menjamin keberhasilan proyek. PMBOK mengkategorikan metode komunikasi efektif dalam tiga bagian, yaitu

·         a.      Interactive Communication

·         Untuk komunikasi interaktif, semua pemangku kepentingan yang terlibat dalam komunikasi dapat merespon satu sama lain secara real-time. Beberapa contoh komunikasi interaktif mencakup pertemuan tatap muka, video conference, panggilan telepon, dan chatting messenger. Metode-metode komunikasi tersebut merupakan metode yang sering digunakan dalam proyek-proyek dan lebih efektif daripada metode komunikasi lainnya. Dalam komunikasi interaktif, tatap muka pertemuan yang paling efektif karena memungkinkan untuk melihat bahasa tubuh dan ekspresi wajah para pemangku kepentingan dalam berkomunikasi.

·         b. Push Communication

·         Push communication adalah salah satu metode komunikasi yang efektif di mana informasi didistribusikan tanpa umpan balik dari penerima. Misalnya, Anda perlu mengkomunikasikan perbaikan bug pada seorang pengembang perangkat lunak, namun orang tersebut telah meninggalkan tempat kerja dan tidak dapat dijangkau melalui telepon, maka Anda dapat memberitahukan informasi tersebut melalui email.

·         c. Pull Communication

·         Metode ini merupakan komunikasi terbaik untuk audiens dengan jumlah yang cukup banyak yang perlu mengakses informasi pada kebijaksanaan mereka. Dalam sebuah proyek besar, misalkan setelah melakukan pelatihan untuk sekumpulan pengembang perangkat lunak, untuk memungkinkan pengembang agar dapat mengakses materi pelatihan lagi, Anda mengunggah isi slide dan materi lain yang mendukung melalui intranet perusahaan. Demikian pula setelah proyek berakhir, Anda mungkin ingin menyediakan akses ke artefak proyek, seperti diagram pohon dan pengambilan keputusan yang dapat digunakan orang lain dalam organisasi untuk digunakan dalam proyek-proyek mereka.

·         Rencana komunikasi, seperti rencana proyek, merupakan bagian penting dari proyek tersebut. Namun, ketika memikirkan peran manajer proyek dalam perencanaan komunikasi, organisasi dan tim proyek terlalu sering berpikir hanya dari dokumen-dokumen yang menetapkan frekuensi, peran, tanggung jawab, penerima, dan saluran komunikasi yang akan terdispersi selama proyek. Dengan anggapan bahwa jika Anda tidak menggunakan panduan kata-kata tertulis dan garis besar disusun dalam fase awal proyek, Anda menetapkan diri dalam kerugian proyek. Meskipun perlu memahami siapa yang terlibat dalam proyek ini, namun hal yang sama pentingnya adalah untuk memahami informasi apa yang dibutuhkan dan tingkat di mana mereka harus menerimanya.

·         Hal yang harus diperhatikan dalam membuat rencana komunikasi antara lain rencana komunikasi harus terukur dan harus disusun berdasarkan skala dan kedalaman proyek, agar tidak terjebak untuk menyiapkan rencana komunikasi rumit untuk sebuah proyek langsung yang hanya melibatkan sekelompok kecil. Memahami kebutuhan stakeholder dan mengembangkan rencana yang tepat untuk mengkomunikasikan informasi status, keberhasilan, risiko, dan perubahan  merupakan hal yang sangat penting. Kata operatif saat membuat dokumen rencana adalah “tepat.”

·         Hal lain yang perlu diperhatikan adalah untuk tidak berkomunikasi secara berlebihan mengenai informasi yang tidak relevan, karena stakeholder dan tim proyek mungkin menjadi kewalahan dengan informasi dan mengabaikan informasi yang relevan di masa depan.

Kombinasi tak terbendung. Sebuah kompetensi inti dalam komunikasi bisnis dipasangkan dengan manajemen pengetahuan strategis proyek yang komprehensif niscaya akan memberi Anda keunggulan kompetitif dalam global proyek berorientasi pasar hari ini. Program gelar akan Anda membekali Anda dengan strategi komunikasi yang nyata dan keahlian untuk kepemimpinan dalam bisnis sambil menyediakan Anda dengan keterampilan manajemen penting untuk mengoptimalkan kinerja sepanjang setiap siklus hidup proyek.

Dalam spesialisasi ini, Anda akan:

• Desain siklus hidup proyek dan mengelola tim yang bertanggung jawab untuk eksekusi mereka.
• Pelajari bagaimana merencanakan secara efektif dan efisien untuk sumber daya, biaya, anggaran penilaian risiko, dan kebutuhan staf.
• Mengembangkan garis waktu, melakukan evaluasi dan dampak keseluruhan langkah strategis untuk segala macam proyek.
• Gunakan dan mengevaluasi berbagai teknologi kolaboratif untuk meningkatkan dampak proyek.
• Advance peluang karir Anda.

Dirancang sekitar konten disetujui untuk Profesional ® sertifikasi Manajemen Proyek - yang ditetapkan oleh Project Management Institute ® (PMI), Proyek kami gelar Master of Business Komunikasi dalam Manajemen meningkatkan kurikulum inti mendasar dari komunikasi bisnis yang luar biasa program Jiu dengan penguasaan di dunia nyata manajemen proyek . Gelar ini akan mempersiapkan Anda untuk sertifikasi PMP ® dalam hubungannya dengan persyaratan PMI tambahan. Kursus-kursus ini dapat juga digunakan oleh PMPs yang ada untuk tujuan pengembangan profesional, dan tentu saja masing-masing bernilai 45 PDU menuju PMP Melanjutkan Sertifikasi Kebutuhan (CCR).

Siapa yang harus mendaftarkan

Ideal untuk para profesional komunikasi, program sarjana ini akan menyatu pengalaman praktis dengan tren bisnis dan teori dalam salah satu segmen yang paling berorientasi pada pertumbuhan di dunia usaha. set ketrampilan manajemen Proyek akan meningkatkan setiap profesional yang difokuskan pada proses dan "orang" manajemen yang berkaitan dengan pengembangan organisasi.

Mereka yang akan menemukan gelar maju dalam manajemen proyek sangat berharga termasuk manajer proyek senior, direktur dan koordinator, profesional pemasaran dan PR, manajer pelayanan, dan pemimpin bertanggung jawab atas tim besar orang atau operasi dan sumber daya manusia departemen.

Abstract in Bahasa Indonesia

PT. Terafulk Multimedia adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa visual komunikasi. Perusahaan ini berjalan berdasarkan proyek � proyek yang diterima secara order maupun secara berkesinambungan. Untuk memutuskan sebuah keputusan mengenai biaya atau nilai proyek tersebut, pihak manajer proyek melakukan perencanaan mengenai waktu, biaya dan kinerja proyek. Resiko yang diterima oleh manajer proyek adalah bilamana keputusan yang diambil mengenai nilai proyek tersebut ternyata tidak sesuai dengan harapan perusahaan. Semisal apabila perusahaan ini menang dalam tender dan nilai proyek yang ditawarkan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diterima, tentunya akan berakibat buruk bagi perusahaan.

Untuk membantu menyelesaikan permasalahan ini, cara yang dipakai adalah menggunakan aplikasi sistem informasi yang berjalan dengan salah satu metode manajemen proyek yaitu Work Breakdown Structure. Work Breakdown Structure adalah proses hirarkis untuk membuat cakupan dan deliverabel dikenali sehingga pekerjaan proyek dapat dibagi menjadi elemen-elemen pekerjaan yang lebih kecil.

Penerapan sistem informasi manajemen proyek menggunakan metode Work Breakdown Structure di PT. Terafulk Multimedia diharapkan dapat membantu meyakinkan manajer proyek bahwa semua elemen pekerjaan telah diidentifikasi Sehingga diharapkan dapat membuat pekerjaan manajer proyek agar dapat lebih mudah dan dapat sejalan dengan tujuan organisasi, serta untuk membangun basis pengendalian yang nantinya dapat membantu mempermudah dalam pengelolaan proyek oleh seorang manajer proyek.

Penulis akan menjelaskan tentang manajemen proyek,dari pengertian sampai sistemnya:
1.Pengertian Proyek
Proyek Pekerjaan yang perlu pengkoordinasian segala hal yang menggunakan perpaduan antara :
Sumber daya manusia,
Teknik
Perlengkapan & peralatan
Administrasi
Keuangan
2.Jenis-jenis Proyek SI/IT:
Pengembangan/Pembangunan sistem
Proyek Bisnis Re-engineering
Proyek Penerapan Teknologi
3.Manajemen Proyek
manajemen proyek adalah Suatu proses dalam mencapai tujuan bersama dengan menggunakan 4 fungsi utama manajemen, yaitu :
Planning
Organizing
Actuating
Controlling.
Manajemen Proyek merupakan bagian yang penting dalam pembangunan PL. Sekalipun tidak bersifat teknis seperti pengkodean.
Faktor 4P dalam Manajemen Proyek
1.People Elemen terpenting dalam mendukung keberhasilan sebuah proyek
2.Process Suatu serangkaian kerangka kerja dalam pengembangan PL
3.Product Project    Semua kebutuhan kerja untuk membuat produk yang nyata
4.Perangkat Lunak yang dibangun
4.SUMBER DAYA
Manusia
Aturan Bisnis dan Standarnisasi
Tool/Perlengkapan teknologi informasi / Infrastruktur
5.Tools & Teknik Manajemen Proyek
Work Breakdown Structure (WBS)
Project Network Diagram (PND)
Critical Path Method (CPM)
Program Evaluation and Review Technique (PERT)
Gantt Chart
Precedence Diagramming Method (PDM)

• Perencanaan Komunikasi – Komunikasi perencanaan adalah proses memastikan kebutuhan informasi dan komunikasi stakeholder proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan.
• Distribusi Informasi – Distribusi Informasi adalah proses meyakinkan para stakeholder proyek memiliki informasi yang dibutuhkan tersedia secara tepat waktu. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana.
• Pelaporan kinerja – pelaporan Kinerja adalah proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi proyek kinerja termasuk pelaporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan. Proses ini terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup.
• Mengelola Stakeholder – Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

Distribusi Informasi adalah proses meyakinkan para stakeholder proyek memiliki informasi yang dibutuhkan tersedia secara tepat waktu. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana.

• Persyaratan komunikasi dari stakeholder.
• Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk format, isi, dan detail.
• Orang-orang yang akan menerima informasi dan siapa yang akan memproduksinya.
• Metode yang disarankan atau teknologi untuk menyampaikan informasi.
• Frekuensi komunikasi.
• Eskalasi prosedur untuk memecahkan masalah.
• Revisi prosedur untuk memperbarui rencana manajemen komunikasi.
• Glossary istilah umum.

Dengan menggunakan Proses Komunikasi, kita dapat:

• Jelas mengidentifikasi proyek kita
• Identifikasi stakeholder kebutuhan komunikasi kita
• Menjalankan jenis aktivitas komunikasi untuk mengirimkan pesan kita
• Pastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat

·         Perencanaan Komunikasi – Komunikasi perencanaan adalah proses memastikan kebutuhan informasi dan komunikasi stakeholder proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan.

·         Distribusi Informasi – Distribusi Informasi adalah proses meyakinkan para stakeholder proyek memiliki informasi yang dibutuhkan tersedia secara tepat waktu. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana.

·         Pelaporan kinerja – pelaporan Kinerja adalah proses mengumpulkan dan mendistribusikan informasi proyek kinerja termasuk pelaporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan. Proses ini terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup.

·         Mengelola Stakeholder – Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

·         Ini adalah ide yang baik untuk mengingat bahwa kegiatan dan tanggung jawab dalam proses di atas akan tergantung pada proyek di tangan. Sebuah proyek yang lebih kecil jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebih besar. Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil menerapkan strategi komunikasi proyek Anda. Selain meyakinkan stakeholder informasi dan terlibat dalam proyek.

·         Dengan menggunakan Proses Komunikasi, kita dapat:

·         1. Jelas mengidentifikasi proyek kita

·         2. Identifikasi stakeholder kebutuhan komunikasi kita

·         3. Menjalankan jenis aktivitas komunikasi untuk mengirimkan pesan kita

·         4. Pastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat

·          

Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi. Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.

 DISTRIBUSI INFORMASI

Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah :
- Rapat-rapat (meetings).
- Distribusi dokumen berupa hardcopy.
- Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang dilakukan kontraktor dengan stakeholder yang terlibat seperti kepada owner, subkontraktor, dan supplier. Bentuk komunikasi eksternal ini berupa rapat-rapat dan laporan.

Terlebih dahulu dengan suatu perkenalan,ramah tamah atau lainya yang membuat orang yang kita ajak berkomunikasi merasa senyaman mungkin. Dalam membicarakan suatu proyek,sangatlah penting untuk menerima segala masukan yang diberikan orang yang sedang berbicara dengan kita sehingga kita dapat lebih baik juga dalam memberikan informasi kepada merekaketegasan pun penting halnya dalam komunikasi sebagai pengagas bahwa informasi yang kita berikan adalah hal yang penting ataupun patut untuk difikirkan.dan dalam suatu penyelesaian kita harus mendapatkan point point yang berguna untuk kedepannya suatu proyek management yang kita jalani.sehinga dapat berjalan lebih baik lagi.